Образец докладной записки

Докладная записка – это обращение к вышестоящему лицу или организации. Предназначение докладной записки – осуществление коммуникации по должностной вертикали. Цель докладной записки – информирование руководителя и побуждение к принятию определенного решения, которое обычно указывается в тексте самой записки.
Данный информационный документ может составляться как по инициативе автора докладной записки, так и по указанию непосредственного руководителя.

Различают три типа докладных записок:

Инициативная. Они пишется для побуждения принятия конкретного решения, в тексте такой записки рассматриваются определенные факты, предоставляются возможные решения, рекомендации по разрешению определенной проблемы, а также выводы по всей сложившейся ситуации.

Информационная. Данный тип записки подразумевает в своем содержании наличие данных о проведении конкретных работ. Такая записка составляется регулярно и предоставляет руководителю полную информацию о ходе определенного участка работ.

Отчетные докладные записки. Они информируют руководство о завершении всей работы или какого-то конкретного этапа работ.

Вне зависимости от типа и назначения докладной записки, она должна иметь определенный вид. Тут существуют различия между докладной запиской, которая будет направлена за пределы организации, и докладной запиской внутреннего применения.

Внешняя докладная записка имеет следующую структуру:

• Название организации-отправителя
• Наименование документа (собственно «Докладная записка»)
• Дата
• Конкретное место составление с указанием адреса и индекса
• Наименование получателя записки
• Заголовок
• Текст записки
• Подпись руководителя организации-отправителя
• Фамилия ответственного лица-исполнителя
• Контактные данные исполнителя

Для внешних докладных записок используют фирменный бланк предприятия-отправителя.

Составить докладную записку для внутреннего пользования намного проще. Тут нет необходимости использовать фирменные бланки, достаточно обычного листа бумаги, но структура у такой записки должна прослеживаться.

• Название отдела, участка или цеха
• Название документа
• Дата
• Наименование адресата с полным указанием ФИО и должности
• Заголовок к докладной записке
• Текст
• Подпись составителя, которая также содержит ФИО и должность

В заголовке к тексту докладной записке должна содержаться краткая информация к ее содержанию.

Сам текст докладной записки должен содержать вводную часть, где раскрывается суть проблемы, и заключительную часть, в которой предлагаются варианты решения, предложения составителя, возможные меры или дается конкретный отчет о ходе работы, также в конце записки должны быть приведены выводы.

В результате рассмотрения докладной записки руководитель создает резолюцию, которая является основанием к принятию решений по данному вопросу, либо к проведению конкретных мероприятий.

Образец заполнения докладной записки вы можете скачать по ссылке.